To właśnie w sektorze małej gastronomii panuje obecnie najsilniejsza konkurencja. Jak dzięki prostej inwestycji w system POS zwiększyć przewagę nad innymi i poprawić rentowność swojego gastrobiznesu?
System POS, czyli...?
POS (ang. Point of Sale) to punkt sprzedażowy, który składa się z urządzeń i oprogramowania. W zależności od stopnia zaawansowania może mieć postać prostego systemu kasowego obsługującego bieżącą sprzedaż lub kontrolować prowadzenie całej sieci lokali. Wykorzystuje się go przede wszystkim w handlu i gastronomi, czyli tam, gdzie codzienną pracą jest obsługa klienta. Jego funkcjonalności mają pomóc personelowi sprzedażowemu zapanować nad wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie. Sprzedawcy wykorzystują jego funkcje m.in. do rozliczania płatności, obsługi programów lojalnościowych i akcji promocyjnych. Managerowie korzystający z punktów sprzedażowych mogą dzięki nim stale kontrolować postępy i wyniki sprzedawców. POS jest więc zarówno narzędziem kontrolnym, jak i wspierającym codzienną pracę. W branży gastronomicznej system POS jest jednak czymś znacznie więcej niż narzędziem obsługującym sprzedaż.
Najważniejsze funkcjonalności, które doceniają przedsiębiorcy z branży to:
- bieżąca kontrola przyjmowanych zamówień,
- kompleksowa obsługa zamówień na wynos,
- rozliczanie transakcji — otwieranie, zamykanie i dzielenie rachunków,
- kontrola czasu pracy personelu,
- administracja salą i kontrola zajętości stolików wraz z rezerwacjami,
- zarządzanie zasobami magazynowymi,
- administrowanie lokalem i zużyciem energii.
Gastronomiczne punkty sprzedażowe posiadają bardzo dużą bazę modułów, które jak widać, nie zarządzają wyłącznie sprzedażą. Stale powstają nowe funkcjonalności ze względu na zmieniające się warunki w branży, jak i nowe oczekiwania klientów.
Efektywność systemu POS w małej gastronomii
Oprogramowanie informatyczne, które stosuje się w gastronomii, dedykuje się do kilku kluczowych celów. Z jednej strony dzięki niemu ma się poprawić wydajność pojedynczego lokalu, komunikacja i wyniki finansowe. Punkt sprzedażowy może w tym pomóc, realizując takie zadania, jak:
- usprawnienie komunikacji w lokalu między kelnerami a kuchnią (szybkie, precyzyjne i pozbawione pomyłek przekazywanie zamówień),
- lepsze zarządzanie w przygotowaniu zamówień i globalne zarządzanie składnikami,
- szybka i wydajna obsługa (krótszy czas pobytu klientów w lokalu oraz więcej obsłużonych stolików),
- ekonomiczne zarządzanie zasobami i zapobieganie marnowaniu produktów,
- skuteczne akcje marketingowe (cross-selling i up-selling),
- bieżąca analiza i możliwość szybkiego reagowania.
System sprzedażowy w gastronomii równolegle pełni rolę systemu administracyjnego, który zarządza wszystkimi zasobami i możliwościami lokalu. Mimo tego, wiele małych punktów nadal powstrzymuje się przed wdrożeniem takiego systemu ze względu na koszty. Ewolucja tej technologii doprowadziła jednak do powstania takich rozwiązań, które pozwoliły udostępnić ją szerokiemu gronu przedsiębiorców.
System POS w zasięgu małej gastronomii
Kolejnym krokiem rozwoju systemów POS są dzisiaj chmury obliczeniowe. Chociaż same „chmury” powstały już ponad pół wieku temu, to właściwie od kilku lat zyskują na popularności. Na ich podstawie tworzy się dzisiaj wiele modeli oprogramowania i aplikacji w modelu SaaS (ang. software as a service). To rozwiązanie przynosi wiele obopólnych korzyści dla twórców, jak i samych przedsiębiorców. W tej właśnie technologii powstają obecnie programy POS, które znajdują zastosowanie w małej gastronomii. Innowacja doprowadziła do znacznego zredukowania kosztów inwestycji i możliwości skorzystania z funkcjonalności systemu niemal natychmiast. Programy sprzedażowe wykorzystujące chmurę obliczeniową sprawiają, że można z nich korzystać na prostych urządzeniach mobilnych. Zarówno tych profesjonalnych (dysponujących wysoką klasą odporności i długą żywotnością), jak i na urządzeniach konsumenckich (smartfonach i tabletach). Oprócz tego, najnowsza wersja wirtualnego POS jest w pełni skalowalna i elastyczna:
- posiadając już własny sprzęt obsługujący punkt sprzedażowy, można wyłącznie wymienić oprogramowanie bez dodatkowej inwestycji w hardware,
- z użytkowania systemu można rozliczać się nawet co miesiąc lub od razu wykupić subskrypcję roczną i zaoszczędzić,
- przed pierwszą płatnością można skorzystać z nawet 30-dniowego okresu próbnego,
- gastronomia sezonowa lub mobilna może skorzystać z możliwości zawieszenia licencji bez utraty zebranych danych,
- możliwość rozwijania oprogramowania i skorzystania z dodatkowych funkcjonalności, które pomogą się rozwinąć.
Kolejny etap rozwoju systemu sprzedażowego dla gastronomii sprawia, że można z niego zacząć korzystać praktycznie bez nakładów finansowych. Wybierając ten rodzaj wdrożenia, ograniczamy ryzyko niepowodzenia inwestycji do zera, a jednocześnie zyskujemy narzędzie, które da nam nowe możliwości rozwoju.
Mobilność i elastyczność
Rozwinięte oprogramowanie sprzedażowe, z którego korzystają średnie i duże gastronomie, ma praktycznie nieograniczone możliwości administrowania lokalem. Czym w takim razie różni się znacznie tańsza wersja mobilnego systemu dla małej gastronomii? Spośród najpopularniejszych funkcji, wybrano dla oprogramowania mobilnego te, które są najważniejsze w tego typu działalności. Zazwyczaj kilkuosobowa działalność nie wymaga tak rozbudowanych funkcji, które są konieczne do zarządzania siecią czy obiektem obsługującym kilkanaście stolików jednocześnie. POS gastronomiczny w tradycyjnej formie to przede wszystkim stacjonarne oprogramowanie, które dzięki profesjonalnym urządzeniom wspiera pracę dużych zespołu kucharzy i kelnerów. W przypadku mobilnego systemu POS, twórcy oprogramowania skupili się na dostosowaniu funkcjonalności i uproszczeniu interfejsu, aby jego przyswojenie było możliwie szybkie i intuicyjne.
Najważniejsze cechy mobilnego systemu POS dla małej gastronomii to:
- instalacja na dowolnym urządzeniu z systemem Android oraz połączenie z drukarką fiskalną,
- równoczesny dostęp dla wielu użytkowników/pracowników,
- bezpośrednia sprzedaż z urządzeń mobilnych,
- dostęp do najnowszych wersji programu bez konieczności indywidualnych aktualizacji,
- sprzedaż offline — możliwość realizacji zamówień i płatności bez dostępu do Internetu,
- wbudowany moduł QR menu, który umożliwia bieżącą aktualizację menu i eliminuje koszt wydruków,
- obsługa stolików, rozliczanie płatności, dzielenie rachunków,
- tworzenie promocji i dziennych ofert specjalnych (np. happy hours),
- wsparcie techniczne.
Mobilne oprogramowanie sprzedażowe tAPP Gastro oferuje zarówno wymienione funkcjonalności, jak i wiele innych, które klienci mogą wdrożyć za niewielką opłatą dodatkową.